HN Thư ký và trợ lý hành chính

[h=3]1. Các tình huống trong nghề thư ký[/h]Xử lý các tình huống khó khăn mà không cần bất kỳ sự trợ giúp là một trong những nhiệm vụ chính của một thư ký. Một thư ký có thể phải đối mặt với vấn đề quản lý, điều hành; cô ấy đã sắp xếp chúng ra ngày của riêng mình mà không cần sự can thiệp của quản lý cấp cao.
Một thư ký sẽ phải ghi chép và chính tả từ các ông chủ cho việc soạn thảo thư từ hoặc thực hiện công việc. Cô ấy có thể thể ghi chính tả và ghi lại nó sau này hoặc viết nó xuống.
Sẽ phải lưu giữ hồ sơ về các cuộc hẹn và đảm bảo rằng mỗi người đều được tiến hành trôi chảy và đúng thời hạn. Theo dõi cho việc tham dự, địa điểm đặt phòng, sắp xếp các tập sách, bút chì, chai nước, ly, vv cũng có những nhiệm vụ của một thư ký.
Trợ lý hành chính và thư ký phải chịu trách nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh hiệu quả. Họ tổ chức và nộp hồ sơ quan trọng, giao tiếp với khách hàng và các nhân viên khác, các cuộc hẹn lịch cho quản lý, phối hợp phòng du lịch và khách.
Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý hơn và hiệu quả. Một người thư ký phải làm tốt việc đặt vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe hoặc chụp ảnh). Ngoài ra, họ còn có thể sử dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắc chắn rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch được cập nhật từng ngày
[h=3]2. Thư ký và trợ lý hành chính[/h]Thư ký và trợ lý hành chính phải biết làm thế nào để sử dụng máy photocopy, máy quét điện tử, công nghệ viễn thông và máy fax. Họ cũng sử dụng máy tính để viết báo cáo, phát triển các bài thuyết trình với phương tiện trực quan sử dụng công nghệ xuất bản máy tính để bàn, điện tử lưu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu, và phát triển các bảng tính. Trợ lý hành chính và thư ký cũng đặt mua vật tư văn phòng, lấy hồ sơ, và nói chuyện với các nhà cung cấp để thương lượng giá cả, cũng như điện thoại trả lời. Bây giờ là trợ lý hành chính và thư ký dành ít thời gian chuẩn bị từ xử lý văn bản và sao chép, họ thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ tổ chức nhiều hơn cho quản lý. Tại nhiều công ty, họ làm việc theo nhóm.

Thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người Thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi. Không những thế, họ còn là người làm việc với các Công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các Luật sư làm việc với Tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

[h=3]3. Nhiệm vụ thư ký[/h]Các nhiệm vụ có thể thay đổi tùy theo tính chất và quy mô của tổ chức. Đây có thể bao gồm việc quản lý ngân sách và làm sổ sách kế toán, tham dự các cuộc gọi điện thoại, xử lý khách, duy trì trang web, và thu xếp đi.Thư ký có thể quản lý tất cả các chi tiết hành chính của chạy một hội nghị cấp cao hoặc sắp xếp phục vụ cho một cuộc họp ăn trưa điển hình. Thông thường nhà điều hành sẽ yêu cầu trợ lý của mình để có những phút tại các cuộc họp và chuẩn bị tài liệu họp xem xét. Xem tại website: GEC - Trung Tâm TVĐT Kinh Tế Toàn Cầu
Tương tự như vậy, các quốc gia của chúng tôi có một thư ký của nhà nước, không phải là một chuyên nghiệp hành chính của Nhà nước. Và hầu hết các tiểu bang đòi hỏi mỗi công ty có văn phòng tại nhà của mình ở trạng thái đó để đăng ký với thư ký của Nhà nước.
Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng
Đòi hỏi người thư ký ngày nay phải phát huy tính chủ động, năng lực sáng tạo và phải biết sử dụng thông thạo các thiết bị văn phòng hiện đại như máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy ghi âm, v.v… để xử lý thông tin kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Người thư ký trong văn phòng hiện đại ngày nay phải có khả năng phục vụ được nhiều người phụ trách ngang cấp và phải đảm bảo được kết của những người phụ trách. Người thư ký có thể gặp một số khó khăn sau:
Phần lớn các thư kí đều cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ cơ bản của mình như trả lời điện thoại để tìm hiểu và nắm giữ thông tin, tổ chức các cuộc họp và thực hiện một loạt các công việc hành chính khác. Nhưng ngày này, hầu hết các nhiệm vụ này đều thực hiện trên máy tính điện tử, và thư ký phải luôn nâng cao trình độ và các kỹ năng của mình

Nguồn: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ & QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG | Đào tạo nghiệp vụ